Come si può applicare al meglio la ruota di Deming ad un sistema qualità ISO 9001:2015?

Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) ha le sue origini nel metodo scientifico che si è evoluto negli ultimi 400 anni.

Shewart trasformò il processo lineare “specifica-produzione-ispezione” (che corrispondeva al classico processo di acquisizione della conoscenza) in un percorso circolare. Lo studioso sosteneva, infatti, che il percorso lineare rappresentasse la situazione ideale (e non la regola) che si manifestava solamente quando, al momento dell’ispezione, non si evidenziavano problemi che richiedessero di intervenire sulla specifica iniziale.

Se, dunque, durante le attività di ispezione, non vengono rilevati errori con limiti al di fuori dalle specifiche, manca l’attività di “Act” ma, ogni volta che vengono trovati degli errori, non si riesce a formare il ciclo perché le attività previste a ciclo continuo si interrompono per sistemare ciò che non va.

Da questo primo, rudimentale ciclo, negli anni ’50 Deming sviluppò l’idea di un percorso a quattro step realizzando la ruota PDCA così come la conosciamo oggi.

Il concetto di ciclo PDCA spiegato nella ISO 9001:2015 si rifà proprio a quello di Deming ma con la variante “Check” al posto di “Study”

L’intera struttura della ISO 9001:2015 è basata sulla metodologia PDCA, infatti possiamo ricondurre i capitoli 6, 7, 8, 9 e 10 rispettivamente a:

• fase “Plan” – capitolo 6 “Pianificazione“
• fase “Do” – capitoli 7 “Supporto” e 8 “Attività operative“
• fase “Check” – capitolo 9 “Valutazione delle prestazioni“
• fase “Act” – capitolo 10 “Miglioramento“

il che significa che i requisiti di ognuno di questi capitoli sono in linea con i diversi step del ciclo PDCA.
Come potete vedere, restano fuori i due capitoli 4 “Il contesto dell’organizzazione” che ha a che fare con gli input della pianificazione e 5 “Leadership” perché entrambi si riferiscono più a un modo di pensare che all’applicazione della metodologia PDCA.

Prima di utilizzare qualsiasi metodologia, è necessario comprenderne lo scopo.
Il ciclo PDCA fu pensato, in origine, come ad un insieme di attività per il miglioramento. Deming, in particolare, sottolineò moltissimo l’importanza dell’interazione tra le diverse fasi del ciclo che non si doveva limitare a un semplice flusso di informazioni ma che si concentrava sull’effetto che questo flusso aveva nel cambiare la qualità degli output. Visto così, capite bene, che la ruota di Deming non è altro che un approccio sistematico alla risoluzione dei problemi anche se non si limita certo a questo.

Plan – La pianificazione

Nella fase di pianificazione è bene concentrarsi su ciò che vogliamo che accada. E’ bene partire, dunque, dallo studio della situazione corrente facendosi le domande seguenti:

• Cosa succede fino ad oggi?
• Cosa succederebbe se facessi in un altro modo, ad esempio così?
• Cosa mi piacerebbe che succedesse?
• Qual è la condizione ideale che voglio si verifichi?

le idee raccolte da questo ragionamento vengono poi utilizzate per identificare un eventuale problema, le possibili cause che l’hanno generato, per fornire una ragione per cambiare (l’obiettivo) e per fare una previsione in merito ai benefici (tradotti in valori da misurare) che si otterranno dal cambiamento.
Fatto tutto questo, si formula un piano per centrare l’obiettivo concordato. Il piano non solo identificherà ciò che bisogna fare, in quale sequenza andrà fatto e quando ma anche chi dovrà svolgere la singola attività e con quali risorse (in altre parole: programmazione, processi, risorse e responsabilità).

La fase di pianificazione all’interno di un sistema qualità consiste nell’avere ben chiaro quale schema seguire, secondo quale programma e con quale metodo.
Le tre domande seguenti possono aiutarci in questa fase del lavoro:

• Cosa stiamo cercando di fare?
• Come sappiamo che il cambiamento che vogliamo apportare consiste in un reale miglioramento?
• Quale cambiamento possiamo apportare che abbia come risultato un miglioramento effettivo?

Nel preparare un piano per cambiare, non dimentichiamo che potrebbe essere necessario un intervento formativo di qualche tipo.

Do – La fase operativa in cui si mette in opera quanto si è deciso

Questa seconda fase consiste nell’implementare il piano ma nasconde un concetto importante: il ciclo PDCA è un modello che si ripete all’infinito ad ogni livello e che, quindi, consiste nel pianificare, fare, testare e correggere ognuna delle attività previste nel piano.

Deming suggerisce di testare qualsiasi cambiamento su piccola scala per verificare se il livello di miglioramento ipotizzato può essere facilmente raggiunto con i cambiamenti implementati oppure occorre modificare il piano.

Check – La fase della verifica

In questo terzo step, che comincia dopo che l’implementazione delle modifiche pianificate è terminata, dobbiamo vedere se siamo riusciti a raggiungere i risultati attesi e cosa abbiamo appreso dalla nostra esperienza (positiva o negativa che sia stata). Per far sì che si possa fare una riflessione seria su ciò che si è fatto, occorre che l’implementazione delle modifiche fatte sia avvenuta per un tempo sufficientemente lungo da permettere una raccolta di dati ragionevole.

Questa è la fase in cui, non solo si confrontano i risultati ottenuti con quelli attesi, ma si presta anche attenzione a tutto ciò che è andato storto, indipendentemente dai risultati raggiunti. Una riflessione di questo genere ci permetterà, così, di migliorare l’approccio in base all’esperienza fatta.

Act – Cosa dobbiamo fare adesso?

L’azione, in questo caso, comprende le azioni necessarie per risolvere i problemi rilevati in ciascuna fase. Le azioni correttive e le azioni preventive per eliminare le cause delle non conformità effettive o potenziali sono la prima fase dell’azione per il miglioramento del sistema. Il risultato della revisione della direzione è anch’esso un’azione per fornire le risorse necessarie per passare alla parte di aggiornamento della pianificazione del ciclo e continuare il miglioramento.

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